Onlinehilfe IntelliOnline

Für Administratoren

Welche Vorteile habe ich mit dem Nutzerportal?

Mit dem Nutzerportal können Sie Ihren Vereinsmitgliedern und Interessenten einen direkten Zugang zu den eigenen Daten geben. So können Daten direkt geprüft und mittels Anfrageformular geändert werden.
Anfrageformulare sind vorab definierte Anfragen, die ein Vereinsmitglied oder Interessent an den Systemadministrator stellen kann. Administratoren legen selbst Anfrageformulare an oder nutzen die Standardanfragen (Online-Mitgliedsantrag, Änderung Mitgliedsdaten, Änderung Bankdaten, Neuantrag Bankdaten, Änderung Abteilungsmitgliedschaft, Asutritt, Sonstige). Anfrageformulareinträge von Mitgliedern oder Interessenten können vom Admin kommentiert, für die Bearbeitung durch das Mitglied gesperrt, abgelehnt oder bestätigt werden. Dank der Mitgliedschaftsanfragen sind persönliche Daten direkt digital im System. So sparen Sie sich Papierchaos, verlorene Briefe und lange Kommunikationswege. Das Vereinsmitglied erhält E-Mails über die Statusänderung der persönlichen Anfrage.

Wie bestelle ich das Nutzerportal?

Entscheiden Sie sich neu für IntelliVerein, können Sie bei der Bestellung das Nutzerportal als optionale Ergänzung wählen.

Haben Sie IntelliVerein bereits im Einsatz und entscheiden sich dann für das Nutzerportal, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an support@intellionline.de

Wie gebe ich meinen Vereinsmitgliedern und Interessenten ihren Zugang?

Geben Sie Ihren Vereinsmitgliedern oder Interessenten die URL Ihres IntelliVereins oder platzieren Sie diese Information auf der Website Ihres Vereins. Die URL sehen Sie in der Adresszeile Ihres Browsers oder in der E-Mail mit Ihren Zugangsdaten.

Es gibt zwei Wege, wie sich die Vereinsmitglieder (und Interessenten) korrekt als User anlegen können:

Wenn die Personen bereits als Vereinsmitglied in IntelliVerein angelegt sind: Sind für eine Person bereits Daten hinterlegt, kann sich diese Person über 'Passwort vergessen' selbst ein Passwort erstellen. Dazu benötigt das Mitglied die Mailadresse, die bei ihm in den Stammdaten hinterlegt ist. Wir empfehlen, in IntelliVerein nach der Person zu suchen (z.B. über die Suchleiste), die E-Mailadresse zu kopieren und beim Versand des Anmelde-Links darauf hinzuweisen, diese E-Mailadresse zu verwenden und "Passwort vergessen" zu klicken. Bei diesem Vorgehen werden automatisch die benötigten Berechtigungen "Apps" und "Nutzerportal" gesetzt.
Wenn die Personen nicht in IntelliVerein angelegt sind: Sind die Personen noch nicht in IntelliVerein als Mitglied angelegt, können Sie sich über den Link auf der Anmelde-Startseite "Sie sind noch nicht registriert? Jetzt einen Account erstellen" mit Ihren Informationen wie E-Mailadresse, Passwort, Addresse etc. registrieren. Die Person erhält anschließend eine E-Mail zur Verifizierung. Auch bei diesem Vorgehen werden die Berechtigungen "Apps" und "Nutzerportal" automatisch gesetzt.

Click on Sie sind noch nicht registriert? Jetzt einen Account erstellen!

Wie kann ich mit den Mitgliedern kommunizieren und was bedeutet Anfrageformular?

Mit den Anfrageformularen können Mitglieder oder Interessenten Anfragen verschiedenster Art an den Administrator ihrer Vereinsverwaltung senden. Die Art der Anfrageformulare legt der Admin selbst fest. Anfragen können sich z.B. auf die Änderung der persönlichen Daten/Bankverbindung oder (Abteilungs-) Mitgliedschaft beziehen, oder wie das Formular "Sonstiges" als Freitext-Anfrage verwendet werden. Die Anfrageformulare können kommentiert, und vom Addmin gesperrt, abgelehnt oder bestätigt werden. Der Anfragesteller wird anschließend per E-Mail informiert, wie sich der Status der Anfrage geändert hat.

Für die direkte Kommunikation empfehlen sich E-Maillisten. Unter IntelliVerein > Verwaltung > Personen können Sie wie hier beschrieben die angezeigte Liste einschränken und filtern. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche mit dem Briefkuvert-Symbol aus, um E-Mail-Adressen in die Zwischenablage zu kopieren. Sie können diese dann über rechtsklick "Einfügen" oder Strg. + V in dem E-Mail Programm Ihrer Wahl einfügen.

Anfrageformulare verwalten

Melden Sie sich an und klicken dann auf 'Admin'.

Klicken Sie auf 'Einstellungen > Anfrageformulare'.

In der Übersicht sehen Sie alle Anfrageformulare, die es für Ihren Verein gibt. In der Spalte 'Aktiv' sehen Sie, welche Anfrageformulare verwendet werden. Die Spalte 'Offene Einträge' zeigt an, ob ein Formulareintrag vorhanden ist, um ihn anzunehmen/abzulehnen.

Klicken Sie auf 'Bearbeiten', um ein Anfrageformular (nicht den Formulareintrag!) zu bearbeiten. Bei den standardmäßig von uns bereitgestellten Formularen kann nur ein Beschreibungstext hinzugefügt werden, der oberhalb des Formulars angezeigt wird.

In der Bearbeitungsmaske des Anfrageformulars können Sie das Formular deaktivieren ('Aktiv > Ja/Nein'). Deaktivierte Formulare werden dem Vereinsmitglied nicht zum Ausfüllen angeboten.Der Beschreibungstext wird oberhalb des Formulars angezeigt.

Klicken Sie nach dem Bearbeiten auf 'Speichern'.

Über das Plus-Symbol können Sie ein eigenes Anfrageformular erstellen.

Wählen Sie die Antragsart aus, z.B. "Mitgliedsantrag".

Wählen Sie eine Vorlage aus. Je nach Vorlage werden unterschiedliche Felder und Feldtypen angeboten.

Die Vorlage 'Mitgliedsantrag' gibt die Auswahl wichtiger Personenstammfelder. Sie können bei den Feldern, die in IntelliVerein keine Pflichtfelder sind, selbst wählen, ob diese abgefragt werden oder ob sie sogar Pflichtfelder im Formular sein sollen.

Klicken Sie auf 'Speichern', nachdem Sie die Vorschau unterhalb der Eingabemaske geprüft haben.

Anfrageformulareinträge bearbeiten

Auf dem Dashboard direkt nach der Anmeldung sehen Sie, wenn es neue Anfrageformulareinträge gibt. Über den Link kommen Sie direkt zu den Anfrageformularen.Für die Bearbeitung der Anfrageformulareinträge ist der Berechtigung 'Admin' erforderlich.

Alternativ können Sie über 'Admin > Einstellungen > Anfrageformulare' die Formulare mit ihren Einträgen aufrufen.

In der Spalte 'Offene Einträge' sehen Sie, wo es Einträge zu bearbeiten gibt. Klicken Sie auf die Zeile des betreffenden Formulars....

... und wählen dann den Reiter 'Anfrageformulareinträge' aus.

Nun sehen Sie die einzelnen Einträge. Klicken Sie auf die Zeile oder verwenden Sie den Bearbeiten-Button, um den Eintrag zu bearbeiten.Solange der Eintrag nicht bearbeitet oder gesperrt wurde, kann er von Mitglied noch verändert werden.

Sie sehen die bisherigen und die neuen Daten in einer Gegenüberstellung. Rot markiert sind die Werte, die auf Wunsch des Mitglieds geändert werden sollen. Im Kommentarfeld sehen Sie möglicherweise eine Erklärung zur Änderung des Eintrags, die vom Mitglied verfasst wurde.

Oben rechts finden Sie vier Bearbeitungsmöglichkeiten: Kommentieren, Sperren (keine Übernahme, aber Mitglied kann die Anfrage nicht mehr bearbeiten), Annehmen, Ablehnen. Über jede vorgenommene Änderung wird das Mitglied per Mail informiert.

Sind Sie mit der Änderung einverstanden, wählen Sie 'Bearbeiten und annehmen' aus. In der Bearbeitungsmaske können Sie bei Bedarf noch weitere Änderungen an den Mitgliedsdaten vornehmen.

Klicken Sie abschließend auf 'Übernehmen'.

Auswahl der Abteilungen im Onlinemitgliedsantrag

Registrierte Personen sehen unter "Profil > Anfrageformulare" die als aktiv gekennzeichneten Anfrageformulare, z.B. den Online-Mitgliedsantrag mit Auswahl der Abteilung. Damit die Abteilungen passend angezeigt werden, müssen diese in den Grundlagen entsprechend eingerichtet sein.

Gehen Sie auf 'Admin > IntelliVerein > Grundlagen > Abteilungen', um alle Abteilungen einzusehen und diese zu bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken.

Wählen Sie 'Veröffentlichung > Ja', damit die Abteilung im Mitgliederportal sichtbar ist und beim Mitgliedsantrag oder anderen Anfrageformularen direkt ausgewählt werden kann. Bestätigen Sie mit 'Speichern'.

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