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Unter Admin > Einstellungen > Vereinsdaten machen Sie Angaben zu Ihrem Verein, die für bestimmte Anwendungsfälle dringend benötigt werden.

Für die Bestandsmeldung an den Landessportbund sind folgende Angaben besonders relevant:

• Vereinsnummer im Dachverband: Geben Sie hier die Vereinnummer im Landessportbund an.
• Bundesland: Wählen Sie Ihr Bundesland aus, um die optimale Datei für das Portal des Landessportbundes zu erhalten.
• Vereinsart: Wählen Sie zwischen Sportverein, Chorverein oder Andere.

Die Bezeichnungen innerhalb der Vereinssoftware z.B. für Abteilungen/Chorgruppen lassen sich ebenfalls über die Auswahl Vereinsart anpassen.

In der Buchführung, z.B. im Bericht Einnahmenüberschussrechnung werden folgende Angaben benötigt:

• Registernummer
• Steuernummer 
• UstIdnummer 

Für eine SEPA-Datei für den Beitragseinzug muss im Reiter Bankkonten mindestens ein Bankkonto angelegt sein und das Feld Gläubiger-Id muss ausgefüllt sein.

Die Zuordnung zu den Grundlagen wie Abteilungen, Beiträge etc. ist auch per Excel-Import möglich.
Zwei Voraussetzungen müssen hierfür erfüllt sein:

1. Die Grundlagen, die zugewiesen werden sollen, müssen unter Admin > Grundlagen angelegt sein. (Anleitung siehe Einstieg > Grundlagen)
2. Grundlagen dürfen bei Personen nicht doppelt vorhanden sein. Ist z.B. ein Beitragssatz zweimal zugewiesen, kann beim Import nicht eindeutig festgelegt werden, welcher Datensatz geändert werden soll. Dazu gehören auch beendete Zuordnungen. Daher ist in diesem Fall keine Zuordnung per Import möglich.

Wir empfehlen die Zuordnung in mehreren Schritten.

Schritt 1: Import der Personenstammdaten. (Anleitung siehe Verwaltung > Datentransfer > Daten Import)

Schritt 2: Nun kann die Zuordnung der Personen zu Abteilungen, Beiträgen etc. erfolgen. 

1. Wählen Sie Admin > IntelliVerein > Verwaltung > Daten Import/Export aus.

2. Unter Daten exportieren wählen Sie aus, für welchen Bereich Sie Zuweisungen erfassen möchten. In unserem Beispiel Funktionszuordnungen.

3. Füllen Sie nun die Excel-Datei aus. Am Ende der Datei finden für jede Funktion mehrere Spalten.

Zwingend erforderlich ist nur die Spalte Beginn, die anderen sind optional.

Beginn > Tragen Sie hier ein, ab wann das Mitglied die Funktion besetzt (Pflichtangabe!)

Ende > Geben Sie hier ein, wenn die Funktion bereits beendet ist oder das Datum, an dem die Funktion enden wird.

Abteilungsnummer > Betrifft die Funktion nur eine bestimmte Abteilung, tragen Sie hier die Abteilungsnummer ein.

Memo > Notizen zur Funktion können Sie hier eintragen.

Veröffentlichung > Hat das Mitglied zugestimmt, dass die Funktion veröffentlicht wird? Geben Sie hier Ja oder Nein an.

 

Der Screenshot gibt beispielhaft an, wie die Felder auszufüllen sind. Für eine bessere Übersicht haben wir nicht benötigte Spalten in der Excel-Datei ausgeblendet.

4. Anschließend navigieren Sie wieder zum Menüpunkt Daten Import/Export.

5. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen die Excel-Datei von ihrem Computer aus.

6. Klicken Sie dann auf Daten importieren. Prüfen Sie nun über Verwaltung > Funktionen, ob die Zuordnung wie gewünscht funktioniert hat.

Sobald eine Person eine doppelte Zuordnung hat, kann keine Export-Datei heruntergeladen werden.
Bei einem erneuten Import wäre nicht zuzuordnen, welcher Datensatz geändert werden soll, daher ist die Exportfunktion blockiert.

Änderungen müssen dann über die Oberfläche vorgenommen werden.

Ausfüllhilfe mit Erläuterungen (Personendaten und Vereinsmitgliedschaft):

Orange markierte Felder sind Pflichtfelder. Sie müssen ausgefüllt werden, andernfalls kann kein Import der Datei erfolgen.

Nummer: [Ziffernfeld] Mitgliedsnummer im Verein. Standardmäßig wird bei 1 angefangen, Sie können jedoch auch eine andere Nummer wählen. Achtung! Änderung der Mitgliedsnummer eines bestehenden Mitglieds nur über die Oberfläche möglich! Beim Import wird eine neue Person angelegt, wenn die Mitgliedsnummer noch nicht in IntelliVerein vorhanden ist.
Vorname: [Textfeld]
Nachname: [Textfeld]
Titel [Textfeld]
Geburtsdatum: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj]
Geschlecht: [mögliche Eingaben: Weiblich, Männlich, Unbekannt, Divers]
Adresszusatz: [Textfeld]
Straße: [Textfeld]
PLZ: [Zahlenfeld]
Ort: [Textfeld]
Land: [Textfeld]
Telefon 1: [Zahlenfeld, auch + möglich] Telefonnummer. Über Admin > Einstellungen > Konfiguration können Sie für die Oberfläche eine genauere Bezeichnung wählen. 
Telefon 2: [Zahlenfeld, auch + möglich] Telefonnummer. Über Admin > Einstellungen > Konfiguration können Sie für die Oberfläche eine genauere Bezeichnung wählen. 
E-Mail: [Textfeld] E-Mailadresse des Mitglieds. Verwenden Sie diese Mailadresse für den Login als Benutzer, Referent, Gruppenleiter oder im Nutzerportal.
Zusätzliche E-Mail: [Textfeld] Hier können Sie eine andere Mailadresse eintragen oder wenn die Mailadresse nicht für einen Login benötigt wird, z.B. bei Kindern die Mailadresse der Eltern.
Familiennummer: [Zahlenfeld] Alle Familienmitglieder erhalten die gleiche Familiennummer. Damit können Sie einfacher weitere Familienmitglieder anlegen, Änderungen an der Adresse vornehmen und erhalten Hinweise bei Kündigung eines Familienmitglieds.
Hochzeitsdatum: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Kann unter Admin > Einstellungen > Konfiguration individuell benannt werden.
Primärer Kontakt: [mögliche Eingaben: Email, Post oder leer lassen] Wie möchte das Mitglied von Ihnen kontaktiert werden?
Ansprechpartner: [mögliche Eingaben: Ja, Nein] Ein Kennzeichen, nach dem gefiltert werden kann. Nützlich bei Familien, damit nur eine Sendung (z.B. Mitgliedszeitschrift, Einladung Mitgliederversammlung) pro Haushalt verschickt wird.
Zustimmung Veröffentlichung: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Hat die Person zugestimmt, das z.B. Bilder veröffentlicht werden dürfen.
Zustimmung Satzung: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Hat die Person der Satzung des Vereins zugestimmt.
Zustimmung Datenschutz: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Hat die Person den Datenschutzbestimmungen zugestimmt.
Notfallinfo: [Textfeld] Tragen Sie hier ein, wer im Notfall informiert werden soll, z.B. bei Kindern die Telefonnummer und Namen der Eltern
Zusatzfeld 1: [Textfeld] Kann unter Admin > Einstellungen > Konfiguration individuell benannt werden.
Zusatzfeld 2: [Textfeld] Kann unter Admin > Einstellungen > Konfiguration individuell benannt werden.
Bemerkung: [Textfeld] Notieren Sie etwas zum Mitglied.
Memo: [Textfeld] Ein großes Textfeld, in das Sie Notizen zum Mitglied schreiben können. Das Memo-Feld kann über die Oberfläche durchsucht werden.
Datum Erstehilfekurs:  Tragen Sie ein, wann das Mitglied einen Erste-Hilfe-Kurs gemacht hat, z.B. bei Gruppenleitern.
Datum Führungszeugnis: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Tragen Sie ein, wann das Mitglied ein Führungszeugnis vorgezeigt hat, z.B. bei Gruppenleitern.
Mitgliedschaft Beginn: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Beginn der Vereinsmitgliedschaft.
Mitgliedschaft Ende: [Datumfeld im Format tt.mm.jjjj] Ende der Vereinsmitgliedschaft
Mitgliedschaft Aktiv: [mögliche Eingaben: Ja, Nein] Handelt es sich um ein aktives Vereinsmitglied oder nicht?
Mitgliedschaft Memo: [Textfeld] Notizfeld zur Vereinsmitgliedschaft. 
Mitgliedschaft Zusatzfeld 1: [Textfeld] Weiteres Feld zur Vereinsmitgliedschaft, das Sie unter Admin > Einstellungen > Konfiguration > IntelliVerein individuell benennen können.
Mitgliedschaft Zusatzfeld 2: [Textfeld] Weiteres Feld zur Vereinsmitgliedschaft, das Sie unter Admin > Einstellungen > Konfiguration > IntelliVerein individuell benennen können.
Primäre Abteilung: [mögliche Eingabe: Bezeichnung der Abteilung; Schreibweise gleich wie in Admin > Grundlagen > Abteilungen] Relevant für die Bestandsmeldung beim Sportbund Rheinland.

Es ist möglich, Beiträge nur für eine bestimmte Abteilung anzulegen. Beachten Sie dabei, dass der Beitrag nicht automatisch für die Mitglieder der Abteilung eingezogen wird. Die Zuordnung des Beitrags zu den Personen muss separat erfolgen.​

1. Rufen Sie Admin > Verwaltung > Grundlagen > Beitragssätze auf.

2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Beitrag anzulegen.

3. Ganz oben in Abteilung wählen Sie die Abteilung aus, für die der Beitrag gelten soll.

4. Klicken Sie auf die gewünschte Abteilung, füllen die weiteren Angaben zum Beitrag aus und klicken dann auf Speichern. Anschließend können Sie den Beitrag Ihren Mitgliedern zuweisen.

Für die bestmögliche Arbeitsteilung ist die Benutzeranzahl in IntelliVerein nicht beschränkt.

Da IntelliVerein webbasiert ist, können mehrere Personen gleichzeitig darin arbeiten. Jeder Benutzer sieht direkt den aktuellen Stand der Daten.

Gruppen sind Untergliederungen von Abteilungen und sind nur in IntelliVerein Unlimited enthalten.

1. Um eine Gruppe anzulegen, wählen Sie Admin > Grundlagen > Abteilungen aus.

2. Klicken Sie auf die Abteilung, für die Sie eine Gruppe anlegen möchten.

3. Wählen Sie den Reiter Gruppen aus.

4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Gruppe zu erstellen.

5. Wählen Sie eine Bezeichnung für die Gruppe. Außerdem können Sie wählen, ob alle Vereinsmitglieder (Offen für alle Mitglieder=Ja) oder nur Personen aus der übergeordneten Abteilung (Offen für alle Mitglieder=Nein) zur Gruppe hinzugefügt werden dürfen.
   Sie können außerdem ein Minimalalter und ein Maximalalter für die Gruppe festlegen. Dann können Sie nach Personen filtern, die nicht in die Altersspanne fallen und diese einer anderen Gruppe zuweisen.

6. Klicken Sie dann auf Speichern.

7. Nun können Sie Personen zur Gruppe hinzufügen: Entweder über Admin > Verwaltung > Personen oder über Admin > Verwaltung > Gruppenmitgliedschaften.
   Ebenso ist die Zuordnung per Import möglich.

Gehen Sie so vor, wie auch im FAQ-Artikel "Wie lege ich einen neuen Benutzer an?" beschrieben.