1. Feld "Bezahlt" für Rücklastschriften
Werden bei einem Beitragslauf Lastschriften zurückgewiesen können Sie dies im Feld „Bezahlt“ kennzeichnen.
Rufen Sie dafür Admin > Beitragswesen > Beitragsläufe auf.
Wählen Sie den Beitragslauf, zu dem es eine Rücklastschrift gab und klicken Sie darauf.
Wählen Sie den Reiter Beitragseinzüge aus.
2. Beitragseinzüge "Lastschrift"
Sie sehen die einzelnen Beiträge, die eingezogen wurden.
Für Lastschriften wird im Feld "Bezahlt" immer der komplette Betrag eingetragen. Geht eine Lastschrift zurück, können Sie dies mit dem Betrag 0 vermerken, in eines der Zusatz- oder Bemerkungsfelder tragen Sie den Grund ein.
Um einen Beitragseinzug zu bearbeiten, klicken Sie darauf.
Sie gelangen in die Detailansicht des ausgewählten Beitragseinzugs. Dort klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
Ins Feld "Bezahlt" können Sie nun den Wert 0 eintragen. In einem der Zusatzfelder lässt sich der Grund eintragen.
Klicken Sie dann auf Speichern.
3. Beitragseinzüge "Rechnung"
Bei Beitragseinzügen für Rechnungen bleibt hier der Betrag 0 und bei Zahlungseingang kann hier der Betrag, oder auch nur Teilbetrag, eingetragen werden.
Wählen Sie dazu den Beitragslauf aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie den Reiter Beitragseinzüge aus.
Hier ist kein Betrag im Feld "Bezahlt" eingetragen. Um das zu ändern, klicken Sie darauf.
Wählen Sie dann das Bearbeiten-Symbol.
Im Feld "Bezahlt" können Sie nun eintragen, wenn eine Zahlung eingegangen ist. Tragen Sie ein, wie viel bezahlt wurde.
Abschließend klicken Sie auf Speichern.
4. Nicht (vollständig) bezahlte Einzüge ermitteln (Lastschrift & Rechnung)
Rufen Sie unter Admin > Verwaltung > Beitragswesen > Beitragsläufe den gewünschten Beitragslauf aus, indem Sie darauf klicken. Wählen Sie dann den Reiter Beitragseinzüge.
Klicken Sie nun auf das Filtern-Symbol.
Wählen Sie bei "Vollständig bezahlt" die Option Nein aus.
Klicken Sie dann auf Filtern.
Sie bekommen alle Einzüge angezeigt, die nicht bezahlt wurden.
5. Fehlgeschlagene Einzüge wiederholen / erneut einziehen
Die fehlgeschlagenen Beiträge werden nicht automatisch erneut eingezogen.
Zunächst müssen die Gründe für den abgewiesenen Beitrag geklärt werden: War das Konto nicht gedeckt? Ist die Bankverbindung veraltet?
Es können außerdem zusätzliche Gebühren für die Rücklastschrift anfallen.
Möchten Sie die Beiträge erneut einziehen, müssen Sie bei den betreffenden Personen einen weiteren Beitrag zuordnen. Verwenden Sie dafür am besten einen einmaligen Beitragssatz, in den Sie die Gebühren mit einrechnen, sofern Sie diese Ihren Mitgliedern berechnen wollen.
Bei anderen Beitragssätzen müssen Sie müssen Sie daran denken, das passende Datum für Ende anzugeben.
Haben Sie die Beiträge erfasst müssen Sie einen neuen Beitragslauf erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Um einen Beitragssatz für Rücklastschriften anzulegen, rufen Sie Admin > Grundlagen > Beitragssätze auf.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Beitragssatz anzulegen.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z.B. Jahresgebühr Erw. + Gebühr Rücklastschrift
Wählen Sie den Betrag, in dem alle Gebühren als Summe zusammengefasst sind.
Als Typ wählen Sie "Lastschrift" aus.
Im Feld Zahlung wählen Sie Einmalig aus, damit der Beitrag nur einmal eingezogen wird.
Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Personen für erneuten Einzug auswählen und vorbereiten
Um nun den angelegten Beitragssatz einzuziehen, müssen Sie ihn den betreffenden Mitgliedern zuweisen. Rufen Sie dazu Admin > Verwaltung > Personen auf.
Zur Ermittlung der betreffenden Personen, nutzen Sie das Feld "Bezahlt", wie oben unter 4. beschrieben.
Wählen Sie aus der Übersicht eine Person aus, indem Sie auf den Namen klicken.
Wählen Sie dann den Reiter Beiträge aus.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um den Beitrag hinzuzufügen.
Wählen Sie in der Eingabemaske den Beitragssatz aus. Der Betrag wird automatisch ausgefüllt, kann aber an dieser Stelle von Ihnen für diese Person geändert werden.
Bei einem einmaligen Beitrag ist kein Ende nötig.
Klicken Sie dann auf Speichern.
7. Beitrag inkl. Gebühren für die Rücklastschrift erneut einziehen
Haben Sie den Beitrag allen Personen, die es betrifft, zugewiesen, erstellen Sie einen neuen Beitragslauf. Rufen Sie dazu Admin > Beitragswesen > Beitragsläufe aus.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Beitragslauf anzulegen.
Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für den Beitragslauf.
Wählen Sie bei "Einmalige Beiträge einschließen" die Option Ja aus.
Füllen Sie auch die anderen benötigten Felder aus und klicken dann auf Speichern.
Nun ist der Beitragslauf erstellt und Sie können die SEPA-Datei bei der Bank einreichen.
